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初入职场,教你发送邮件的正确姿势!

来源:职场 工作 职务 时间:2018-11-22 作者:沌口人才网 浏览量:

互联网时代,我们的工作生活与互联网紧密结合,工作中必不可少的一个工具就是电子邮箱。发送工作邮件和平常的私人邮件有着很大的区别,存在着职场邮件礼仪的问题。

从一封电子邮件可以看出一个人为人处世、工作的态度。虽然大多职场人士都知道这个工具,但99%的人却没有掌握发送邮件的正确姿势。

小编通过搜集和整理,为初入职场的小白们准备了几招编辑和发送电子邮件的技巧,帮助小白轻松迈出职场第一步。

 

一、关于邮件主题

 

邮件主题是最先呈现在接收人眼前的文字,一个正确的邮件主题能够让人一见就能看出邮件的中心和重要性。

在确定邮件主题的时候,要遵循以下原则:

1.一定不要空白标题,这是最有失礼仪的;

2.标题要简短,不宜冗长,不要出现……才能显示完邮件的标题;

3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“XX收”;

4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情;

5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。

 

二、关于称呼和问候

 

1.恰当的称呼收件者,注意好尺度和分寸。邮件开头要有收件人称呼,如果收件人有职务,应按照职务称呼对方,如不清楚职务,则通常为“xxx先生”“xxx小姐”称呼,但注意不要把性别搞错。如果收集人是多人,则可以称呼为“大家”“All”。

不熟悉的人不要直呼其英文名,对级别比自己高的人也不宜称呼英文名。

2.Email开头结尾最好有问候语。简单的就是“你好”,“hi”,结尾的话就是“bestwishes”或者“祝您顺利”。工作沟通中,礼貌一些对工作还是有帮助的。

 

三、关于正文

 

1.Email正文要简明扼要,行文通顺。多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述;

2.注意Email的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系,邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适,注意使用“请”等敬辞;

3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。保持你的每个段落简短不冗长,不要出现没有分段的长篇大论;

4.一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确;不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感;

5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误;

6.合理提示重要信息。不要过多的用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度;

7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

 

四、关于附件

 

1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

2.附件文件应按有意义的名字命名;

3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;

5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用;

6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

 

五、结尾签名

 

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。

1.签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的,签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。

2.不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化,过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档,灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

经过以上几大步骤,你是不是掌握了职场中发送邮件的正确姿势呢?

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